clean desk? Waarom eigenlijk?

Een clean desk, dat is tegenwoordig geen onbekend begrip meer. Steeds meer bedrijven voeren een clean desk policy, maar waarom? En wat heeft het eigenlijk voor nut? Je zou toch eerder zeggen dat iedereen hun eigen werkplek mag inrichten of organiseren op de manier waarbij diegene zich het beste voelt, en daardoor beter presteerd? Waarom zou je je belangrijke notities direct op moeten bergen, terwijl je ze binnen no-time toch weer nodig hebt?

Wat houdt de clean desk policy nou precies in?

Bij een clean desk policy gaat het erom dat aan het einde van een werkdag alle papieren en andere kantoorartikelen van het bureau moeten zijn opgeborgen. Wat je zo dus overhoudt is een clean desk, viola! Het klinkt natuurlijk allemaal een stuk simpeler dan dat het is. De truc zit hem vooral in het opruimen tijdens het werken. Dit kan wel eens lastig zijn wanneer je druk en geconcentreerd aan het werk bent.

Waarom wordt een clean desk policy ingevoerd?

Allereerst draagt zo’n clean desk natuurlijk bij aan de professionaliteit die je als bedrijf uit wilt stralen. Een mooi opgeruimd bureau oogt veel beter dan een bureau vol losse noties, verloren nietmachines, rondslingerende perforators en een balpen van de friettent om de hoek. (Zo komt natuurlijk het kantoormeubilair ook beter tot zijn recht, iets waar vooral wij op letten :)).

Een leeg bureau zorgt ook voor focus. De belangrijke notities, waarvan je eerst niet overtuigd was dat het handig was om ze op te ruimen (maar ze gegarandeerd een keer kwijt raakt), kun je veel makkelijker terugvinden wanneer je ze georganiseerd opruimt. Hoe efficiënter je jouw spullen opruimt, des te minder wordt je er door afgeleid en des te sneller heb je gevonden waar je naar zocht. Bureaus waar alles ongeorganiseerd op weg is gelegd, worden vaak negatief beoordeeld door collega’s en leidinggevenden. Wanneer je alles netjes opbergt voorkom je ook dat gevoelige informatie niet open en bloot ligt. 

Een ander voordeel van zo’n leeg bureau is dat het natuurlijk een stuk makkelijker schoon te maken is. Ook voorkom je dat de schoonma(a)k(st)er geen tennisarm krijgt van het met de poetsdoek tussen de noties door slalommen.

Flexwerkplekken

Flexwerkplekken, deze trend is steeds groter aan het worden en ook steeds meer bedrijven/werknemers maken hier gebruik van. Aan een flexwerkplek werken verschillende mensen. Dus is het van groot belang dat degene die aan de werkplek heeft gewerkt, deze ook opgeruimd achterlaat voor degene die daarna zijn/haar werk gaat doen.

De voordelen van een clean desk policy

  • Goede indruk klant, collega’s of leidinggevende
  • Niemand kan zich aan andermans ''slordigheid'' irriteren
  • Must voor flexwerken
  • Schoonmaken kost nog maar een fractie van de tijd van een vol bureau
  • Het beter en veiliger bewaren van gevoelige informatie
  • Last but nog least: geen overspannen schoonma(a)k(st)ers
Pro-Tip!
Dat verfrommelde blaadje op je bureau, het ligt er al een maand. Je wilt het niet weggooien, gewoon omdat je bang bent dat je de informatie die erop gekrabbeld staat nog een keer nodig zult hebben. Scannen! Als je zo bang bent, scan het dan gewoon! Op deze manier kun je blaadje gewoon weggooien en staat de informatie veilig opgeslagen op je computer!

een leeg bureau zorgt voor focus

Hoe zorg ik voor een clean desk?

Voor degene die snel een clean desk willen bereiken is een speciale methode ontwikkeld, namelijk de 5S-methode.

  1. Scheiden
  2. Schikken
  3. Schoonmaken
  4. Standaardiseren
  5. Systematiseren of in stand houden

De 5S-methode uitgelegd

Zoveel S’en vragen natuurlijk om uitleg, dus bij deze:

1. Scheiden

Eigenlijk meteen al één van de belangrijkste punten. Je bekijkt de spullen die op je bureau liggen en vraagt jezelf af: laten staan of weggooien. Zo maak je onderscheid tussen wat noodzakelijk is en wat overbodig is. Wanneer je deze stap goed beheerst, is je desk binnen een mum van tijd clean.

 2. Schikken

Zorg ervoor dat je spullen categoriseert en een vaste plek geeft. Dit maakt het opruimen niet alleen een stuk makkelijker, maar het snel terugvinden van je spullen ook.

3. Schoonmaken

Als de schoonma(a)k(st)er nog niet overspannen het kantoor is uitgerend, maak dan ook eens een keer zelf je bureau schoon. Gewoon een keer een doekje over het blad halen is al voldoende. Op deze manier zie je dat een leeg bureau een stuk eenvoudiger schoon te houden/maken s.

4. Standaardiseren

De stap die het meeste discipline vereist: Standaardiseren geeft duurzaamheid aan de eerste drie stappen. Leg vast wat er periodiek gedaan moet worden.

5. Systematiseren of in stand houden

Loop voortdurend na of de procedures die je hebt vastgelegd ook werkelijk nageleefd worden. Dit kan je natuurlijk zelf doen, maar je kunt hierbij ook hulp van collega’s inschakelen.

Zodra het een routine is geworden, wil je waarschijnlijk niet anders. Een goed opgeruimd bureau werkt uiteindelijk het best en het meest efficiënt!

5s-methode officetopper

 

Producten die een clean desk bevorderen

Natuurlijk zijn er ook een aantal producten die je helpen met het opgeruimd en georganiseerd houden van een werkplek.

Roldeurkasten

Een roldeurkast kan ook bijdragen aan een clean desk policy. Een kast met een roldeur biedt namelijk een hoop opbergruimte, zonder dat u last heeft van openslaande deuren.

Monitorarm

Een monitorarm draagt niet alleen bij aan de ergonomie, maar ook aan het kabelmanagement en organisatie van je bureau. Doordat je monitor(s) boven het blad zweven, en niet op een grote lompe steun staan, houdt je veel meer oppervlakte van je bureau vrij. Hierdoor oogt je bureau sneller leeg en ben je minder snel geneigd om spullen of papieren onder je monitor(s) te schuiven.

Apothekerskast

De apotherskast zie je niet heel vaak op een kantoor, maar het kan een heel handig meubel zijn als het om geordend werken gaat. Een apotherskast staat vaak tegen een bureau, waardoor je dus al je spullen binnen handbereik hebt. Hierdoor zal je sneller spullen in de kast opbergen.

Er zijn ook varianten met open vakken aan de bovenzijde. Het voordeel hiervan is dat je er extra bladoppervlak bij krijgt. Deze vakken zijn uitermate geschikt om ordnerbakken of documentatie in op te bergen.

Ladeblok

Het ladeblok, een oude bekende, is een van de meubelstukken welke je door de digitalisering steeds minder gaat zien. Dat betekent niet dat hij niet meer functioneel is. In tegendeel, bij een clean desk policy kan een ladeblok juist de uitkomst bieden. Doordat een ladeblok vaak onder of naast een bureau staat, is ook dit meubel binnen handbereik. Door de verschillende mogelijkheden qua indeling kan je eenvoudig schrijfgerei, kantoorartikelen, boeken, documentatie of zelfs hangmappen opbergen. Zelfs voor flexwerkplekken zijn verrijdbare ladeblokken geschikt. Zo kan een werknemer zijn/haar ladeblok zonder enige moeite naar het juiste bureau rollen.

Clean desk - monitorarm Officetopper
apothekerskast clean desk Officetopper
Ladeblok clean desk Officetopper kantoormeubelen

 

Begin vandaag nog met een Clean Desk

 

Voorbeelden van een clean desk 

Om af te sluiten nog een aantal voorbeelden om te zien hoe het moet, maar vooral ook hoe het niet moet! Maar toch eigenlijk het meest om inspiratie op te doen!

clean-desk-voorbeeld-Officetopper geen clean desk policy
voorbeeld clean desk policy slecht voorbeeld clean desk policy